Certains le savent, pendant quelques années sur le blog d’Arctus, j’ai commis plusieurs billets sur l’animation de communauté à l’intention, non des community managers chevronnés qui sévissent sur les réseaux sociaux, mais plutôt des animateurs de communauté interne, en charge d’un ou plusieurs espaces collaboratifs sur l’intranet ou encore le réseau social d’entreprise. Contrairement aux community managers des réseaux sociaux à qui de nombreux webzines dédient des articles et des conseils régulièrement, les animateurs de communauté internes, eux, sont souvent oubliés… Il n’en reste pas moins que c’est une mission que pour la moitié d’entre eux, ils font en plus de leur activité professionnelle quotidienne (selon les résultats de l’Observatoire e-transformation et intranet d’Arctus). Ce qui mérite d’autant plus qu’on les encourage dans ce rôle !
Saisonnalité oblige, j’ai choisi de partager quelques conseils pour gérer sa communauté en période estivale...
Pour ce billet d’été, j’ai choisi d’être un peu plus synthétique qu’à mon habitude (défi personnel !). Mais pas de départ en vacances sans quelques consignes à respecter pour préparer le retour du bon pied ! Alors quand est-il pour la gestion de votre communauté ? Voici quelques clés pour préparer votre absence (et par la même occasion votre retour) en toute tranquillité.
Anticiper
Pas d’outils magique comme Buffer ou Hootsuite pour les animateurs de communauté interne ! Pour autant, vous pouvez préparer vos publications à l’avance car la plupart des intranets collaboratifs et réseaux sociaux d’entreprise donnent la possibilité de programmer la publication : ainsi, rien de plus simple, vous intégrez le contenu dans le CMS et indiquez une date ultérieure… Ainsi, même quand vous serez sur la plage, pas de besoin de vous connecter, les billets seront publiés à la date et l’heure souhaitée !
Ensuite, vous le savez, la rentrée va être une période chargée : vos dossiers habituels vont reprendre leur cours, les projets vont s’emballer d’ici la fin de l’année et vous n’aurez pas beaucoup de temps à consacrer à l’animation de votre communauté !! (sur ce sujet, je vous invite à re-découvrir un de mes articles sur le blog d’Arctus 😉). Anticiper, c’est donc vous donnez les moyens de préparer le retour sereinement au moins du côté de votre communauté. Vous pouvez par exemple noter toutes vos idées de publication et d’animation (jeux, sondage, RDV, …) dans votre planning éditorial afin de ne pas manquer de sujet à la rentrée. Autre piste, comme dans les rédactions des grands journaux, profitez de la période creuse pour écrire vos « marronniers », ces billets que vous pourrez publier à n’importe quel autre moment de l’année parce qu’ils n’ont pas de lien fort avec l’actualité. C’est toujours pratique d’en avoir un ou deux de côté pour les moments où vous ne pourrez pas publier. Et en plus, comme l’été est plus tranquille, vous pourrez peut-être même solliciter les experts de votre communauté, pour un témoignage, une interview ou une simple validation de votre contenu…
Déléguer
Si vous vous absentez longtemps et que votre communauté va continuer à s’animer, il peut être intéressant de déléguer certaines de vos missions d’animateur, afin que votre absence ne pénalise pas la poursuite des échanges dans l’espace collaboratif. Si vous êtes plusieurs animateurs, c’est parfait, une petite synchronisation des agendas vous permettra de définir qui fait quoi pendant les absences de chacun. Si ce n’est pas le cas, il vous faudra trouver des relais… Par exemple, vous pouvez confier à un collègue déjà impliqué dans la publication de contenus, la gestion des membres : accepter/refuser les demandes d’adhésion à la communauté, … Un autre aura en charge de veiller au bon déroulement des discussions (et à la modération le cas échéant), etc. Et vous pouvez bien sûr prendre un stagiaire pour les mois d’été : de nombreux étudiants qui débutent en communication ou en marketing digital seront ravis de contribuer à ce type de mission : profitez des premières semaines de votre présence pour leur présenter clairement les objectifs, les actions à réaliser et les gestes clés (notamment sur l’administration web de la communauté) puis confier leur la boutique en toute sérénité ! La confiance fait partie des clés de la culture collaborative, non ?
Ranger
L’été est aussi une période propice au rangement et à la capitalisation… Les collègues en vacances, on a un peu plus de temps devant soi et on est moins sollicités… Bien préparer sa rentrée, c’est aussi profiter de cette période plus tranquille pour faire du ménage dans votre espace collaboratif -supprimer les contenus qui ne serviront plus parce qu’ils sont obsolètes, mettre à jour ceux qui le nécessitent, classer (tagger, catégoriser) les documents, les billets de blog, les sujets de forum, … Et ce, afin de retrouver à la rentrée, un espace propre et bien organisé, un peu comme un cartable neuf et un cahier tout blanc !
Déconnecter
Une rentrée réussie, c’est aussi un cerveau bien reposé ! Profitez de cette période estivale et de vos vacances pour débrancher ! Les commentaires des membres de votre communauté -les chanceux qui partent en vacances en dehors des périodes scolaires – attendront bien quelques jours que vous rentriez ou, si vous avez pu déléguer l’animation de votre communauté, trouveront des réponses auprès de votre animateur par interim !
Ceci dit, rien ne vous empêche, au gré de vos tribulations estivales, de noter les idées d’animation qui pourraient vous venir … vous savez de celles qu’on a sous la douche et qui surgissent toujours quand on y pense pas ! Elles sont courantes en vacances, parce que l’esprit plus libre vagabonde et fait des liens qu’on ne soupçonnerait pas… Il sera toujours temps de regarder à la rentrée, toutes ces idées lumineuses qui vous sont arrivées à la plage au détour d’un mot croisé ou du polar de l’année !
Profitez-en bien et à bientôt pour de nouveaux conseils sur l’animation de communauté interne !
D’ici là bonnes vacances à tous !!
par Gaëlle Roudaut
